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5 feb 2024 | 6 min di lettura | Pubblicato da Eleonora D.

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Il desiderio di ogni smart worker è organizzare il proprio spazio di lavoro virtuale al meglio, che si tratti del pc fisso, dello smartphone o del tablet. L'obiettivo è gestire la propria attività in modo impeccabile, pianificare gli impegni e mantenere il controllo totale con il minimo sforzo.

La chiave per raggiungere questo goal risiede nell'uso strategico di app e strumenti appositamente progettati per semplificare la vita degli smart worker e dei freelance. In questa guida, Facile.it vi fornisce una selezione di utilities indispensabili, pronte per essere scaricate anche gratuitamente.

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Gli smart worker e i freelance trovano essenziale usufruire di una connessione Internet veloce, motivo per cui optano per le offerte Fibra o Adsl più affidabili e performanti.

Tuttavia, la velocità di navigazione da sola non è sempre sufficiente. È importante organizzare con precisione impegni e scadenze, pianificare le attività e, in generale, monitorare l'andamento del proprio lavoro.

Per fortuna, nell'era attuale, esistono strumenti e app ideati per rispondere alle necessità dei lavoratori moderni: dei veri e propri alleati per gli smart workers e i freelance.

Di seguito, abbiamo stilato una lista di utilities che non possono mancare sul vostro dispositivo:

  • App e strumenti di pianificazione (calendario, planner e alert)
  • App e strumenti di gestione del tempo
  • App per comunicare in modo smart
  • App per lavorare in Team (progetti, lavori condivisi etc.)
  • App per archiviare documenti e contenuti

Le app più utili per pianificare il lavoro

Pianificare il lavoro settimana per settimana (o mese per mese) è fondamentale se desideri massimizzare la produttività limitando lo stress.

Fra le app calendario spiccano Google Calendar, One Calendar, Week Calendar e Tiny Calendar, eccellenti pianificatori di attività con funzioni che soddisfano ogni esigenza. Con modalità diverse, ciascuna consente di programmare velocemente riunioni ed eventi, di ricevere promemoria delle attività imminenti per non dimenticare impegni e scadenze.

Per quanto riguarda i planner, se hai una memoria visiva l’app Miro fa al caso tuo. Si tratta di una "lavagna interattiva online" su cui puoi fare progetti, sviluppare strategie di vendita e creare chat interne se lavori in team. Con Obsidian, invece, puoi prendere appunti, organizzare le tue idee, creare grafici intuitivi e cronologie di attività.

Molti utenti apprezzano Any.do, un’app ideale per creare to-do-lists, contrassegnare per colore le priorità, assegnare categorie alle attività e molto altro. Simile a Any.do è TickTick, per essere sempre organizzati e restare sul pezzo. Tutte queste app garantiscono una pianificazione del lavoro impeccabile e una gestione fluida delle attività quotidiane.

Gestire il proprio tempo in un clic o in un tap

Gestire il tempo per i freelance può essere una sfida, ma con l'aiuto di app innovative come Toggl diventa semplice come bere un bicchier d’acqua.

Toggl app non solo funge da tracker personale del tempo, ma offre strumenti per la gestione dei progetti e del budget. Ad esempio, permette di creare una tabella intuitiva per distribuire in modo equo il tempo tra le diverse attività.

Remember the Milk consente di creare un elenco smart dei propri impegni e può essere integrata con le app di posta elettronica. Grazie agli elenchi condivisibili per i compiti giornalieri e ai promemoria personalizzabili, aiuta a mantenere l'allineamento con gli obiettivi a breve, medio e lungo termine. Le notifiche non si limitano solo a quelle push, ma possono essere ricevute anche tramite e-mail, messaggi di testo, tweet o Skype.

Nell’ambito della gestione del tempo merita menzione anche l'app Forest. Quest'ultima offre un approccio "speciale" alla gestione del tempo, basato sull'idea di flusso, creatività e concentrazione. Piantando un albero virtuale durante un'attività, incoraggia la concentrazione prolungata e premia gli utenti con una mini foresta virtuale.

Le migliori app di comunicazione

Spesso, chi lavora da remoto, lo fa in team. Ecco perché, nel panorama degli strumenti a disposizione degli smart workers e dei freelance, le app per comunicare hanno un ruolo centrale.

Oggigiorno, fortunatamente, l'evoluzione tecnologica ha reso possibile connettersi ad altre persone in modo rapido e veloce da diverse piattaforme.

Oltre alle celebri WhatsApp Mobile e Whatsapp Web, anche Google Hangouts e Discord offrono opzioni avanzate per la messaggistica e le videochiamate. Nel dettaglio, Google Hangouts consente di parlare con le persone direttamente o in piccoli gruppi di messaggi, di collaborare in team di piccole o grandi dimensioni "denominati spazi", ma anche di Inviare e condividere file da Documenti, Presentazioni e Fogli Google.

Discord, invece, è un'applicazione di comunicazione che permette di utilizzare chat vocali, testuali e video con gli amici e le community. Funziona tramite il sistema VOIP (Voice over IP) e consente di avviare videochiamate, messaggistica istantanea e molto altro.

Da ultimo, fra le migliori app per la comunicazione non possono mancare le longeve Skype e Zoom, soluzioni ideali per videochiamate, riunioni e conferenze virtuali. La versatilità di LogMeIn e TeamViewer completa il quadro. Queste app permettono di accedere e gestire dispositivi da remoto, agevolano la comunicazione e il lavoro collaborativo.

Strumenti e app per lavorare in Team

Lavorare in team richiede una gestione efficiente e strumenti adeguati. Fra le migliori applicazioni per farlo troviamo Asana e Trello, adottate già da diverso tempo in Italia.

Sia Asana che Trello consentono di condividere file, chattare, creare progetti, stabilire scadenze e assegnare categorie (lavoro assegnato, in corso, terminato etc.) lavorando in team. L’app Cage offre una panoramica completa del flusso di lavoro, permettendo ai team di svolgere compiti in modo più veloce e coordinato.

Anche Miro, già annoverata fra le migliori app di pianificazione, permette ai team di collaborare sulla stessa piattaforma, visualizzando in tempo reale le modifiche apportate dai colleghi e interagendo con essi. Oltre a servire come strumento per riunioni online, Miro facilita la realizzazione di brainstorming, diagrammi, planning e mappe concettuali, offre template personalizzabili integrabili con app come Trello, Zoom e Slack.

Archiviare i contenuti in modo ordinato e sicuro

Organizzare i contenuti (documenti, file di testo, immagini o audio) in modo ordinato e sicuro è fondamentale per garantire la sicurezza e l'accessibilità dei dati. Un'opzione affidabile che si distingue in questo contesto è il famoso Google Drive, piattaforma che offre archiviazione sicura e organizzata per una vasta gamma di documenti, dai file di lavoro alle liste personali.

Anche Dropbox è un archivio sicuro, affidabile e consolidato. Offre funzionalità avanzate come il caricamento automatico delle foto, semplifica la condivisione di file attraverso un'interfaccia intuitiva e offre supporto completo. grazie alla possibile integrazione con Microsoft Office.

Se hai la necessità di organizzare documenti cartacei scansionati in formato PDF, FlashJet Scan fornisce una soluzione efficiente per mantenere un archivio digitale ordinato e facilmente accessibile.

In conclusione, per ottimizzare il lavoro remoto, è essenziale avvalersi di app e strumenti dedicati.

App come Google Calendar, Toggl e Google Drive, ad esempio, risultano indispensabili per una gestione efficiente del tempo, della comunicazione e dell'archiviazione.

Vale la pena ricordare che, per sfruttare appieno queste risorse, è fondamentale avere un'ottima connessione internet.

Autore
eleonora-d-angelo

Eleonora D'Angelo, romana ma residente in Sardegna, si è laureata in Giurisprudenza all'Università Roma Tre nel 2013.

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