Scheda carburante: tutto quello che c'è da sapere

Cos'è la carta carburante

Prima di spiegare cos'è e come funziona la carta carburante è opportuno fare una precisazione per distinguere la sopracitata carta dalla scheda carburante. La carta carburante è solitamente una prepagata che viene fornita dall'azienda al dipendente per pagare diesel o benzina durante gli spostamenti di lavoro, mentre la scheda carburante è invece un documento che serve principalmente alle aziende o ai professionisti per detrarre l'IVA per l'acquisto di benzina, diesel o gas. La carta carburante, di conseguenza è soltanto un metodo di pagamento che viene adottato dalle aziende per tracciare precisamente le spese per il consumo del carburante. Alcune aziende emettono carte carburante con il nome della società e il numero di targa del veicolo stampato, per poter raccogliere automaticamente i dati di quella specifica carta e controllare ogni eventuale spesa.

Grazie alla carta carburante è più semplice per le aziende fatturare automaticamente le spese per il consumo di gas o benzina. Non sempre ai dipendenti viene concessa una carta prepagata per acquistare esclusivamente il carburante, ma può essere concessa una carta multifunzione che viene utilizzata per diverse spese (spese per pedaggi autostradali, per cene o pranzi di lavoro, per pernottamenti, ecc.).

La scheda carburante è stata introdotta dalla Legge n.31 del 21 febbraio 1977 e poi è stata successivamente regolamentata anche dal D.M. 444/97 in vigore dal 1 marzo 1998, che precisa le caratteristiche e le modalità di compilazione di questo specifico documento. La scheda carburante è stata introdotta come documento sostituivo della fattura, in quanto chi utilizza degli autoveicoli per professione ed è passivo di IVA non può richiedere la fattura agli impianti stradali di distribuzione nazionali ed esteri. Con l'introduzione del D.L. n.70 del 30 maggio 2011 si è inoltre stabilito che sono esenti dalla compilazione della scheda carburante coloro che effettuano acquisti con carte di credito, bancomat o prepagate; una novità che ha spinto molte aziende a emettere carte carburante prepagate per i propri dipendenti.

Nella legge n.31 del 1977 si specifica che la scheda carburante deve essere compilata per gli acquisti di "carburanti per autotrazione": benzina normale, super o verde, gasolio, gas metano, GPL, ecc., dai soggetti passivi di IVA nell'esercizi di impresa o professione.

La compilazione della scheda carburante, come abbiamo precedentemente sottolineato, serve alle aziende o ai professionisti per poter dedurre il costo del carburante e di detrarre l’IVA mensilmente o trimestralmente. Il modello della scheda carburante deve essere uguale a quello ministeriale allegato nel DPR n.444 del 10 novembre 1997 e deve contenere alcune precise informazioni. In generale, ogni autoveicolo utilizzato nell'esercizio d'impresa, intestato alla società deve possedere un modulo di scheda carburante debitamente compilato con i dati del veicolo e del soggetto passivo di IVA. I modelli di carte carburante possono essere mensili o trimestrali, a seconda delle scadenze previste per la liquidazione dell'IVA da parte della società o del professionista.

Come compilare la scheda carburante

Dopo aver analizzato cos'è e come funziona la scheda carburante, vediamo nel dettaglio come si compila per poter usufruire della detrazione IVA. Il modulo scheda carburante è suddiviso in diverse sezioni da compilare con precisione per non rischiare di non poter detrarre l'IVA. Nella parte alta della scheda vi è un riquadro riservato all'inserimento dei dati identificativi dell'azienda o del professionista e bisogna indicare obbligatoriamente:

• Ragione sociale per le imprese o cognome e nome per i professionisti;
• Partita IVA;
• Codice fiscale;
• Domicilio fiscale.

La legge stabilisce che è possibile inserire i dati identificativi dell'impresa o del professionista con apposito timbro, ma è sempre necessario che siano ben visibili i dati sopraindicati. Sempre nella prima parte del documento devono essere inseriti i dati relativi al veicolo: la marca e il modello dell'autoveicolo, il numero di targa e di telaio, il periodo di riferimento (es. agosto per quelli mensili e agosto-settembre-ottobre per quelli trimestrali), il numero dei km iniziali e finali relativi a quel determinato lasso di tempo. In alcune schede non presente il conteggio dei km iniziali e finali, ma solo la loro differenza.

La sezione centrale del documento è riservata invece all'inserimento dei dati riguardanti i singoli rifornimenti e solitamente si presenta come una griglia suddivisa in colonne dove verranno indicati:

• Data del singolo rifornimento;
• La quantità e il valore del carburante acquistato;
• La firma e il timbro della stazione di rifornimento dove si è acquistato il carburante.

La legge ha anche stabilito che è superfluo indicare nella scheda carburante il numero progressivo dei rifornimenti e il tipo di carburante erogato. Quando si inserisce l'importo versato per l'acquisto del carburante, si intende al lordo dell'IVA. Nell'ultima sezione della scheda carburante bisogna indicare il totale delle spese sostenute per l'acquisto di carburante per il periodo di rifornimento e calcolare la percentuale di IVA imponibile e quella d'imposta.

La registrazione per essere valida deve contenere: il numero identificativo, il periodo di riferimento della scheda carburante, l'importo dell'imponibile e quello dell'imposta ottenute tramite la procedura dello scorporo.

La presentazione della scheda carburante da parte della società o dell'impresa permette una detrazione dell'IVA pari al 100% se la vettura è un autocarro pari o maggiore ai 35 quintali e lo utilizzano agenti o rappresentanti. La detrazione invece scende al 40% se il veicolo viene affidato per la maggior parte del tempo ad un dipendente o è per uso "promiscuo". Con la scheda carburante si può anche beneficiare della deduzione dei costi per il carburante, ma solo per alcuni casi specifici:

• 00% se il veicolo è un autocarro pari o superiore ai 35 quintali e se è di proprietà di una ditta individuale o di una società;
• Deducibilità pari all'80% per chi svolge la professione di agente di commercio;
• Del 70% se l'autocarro viene affidato ad un dipendente per gran parte del periodo di riferimento,
• Del 20% è per coloro che utilizzano l'autoveicolo in modo promiscuo e sono professionisti o ditte individuali.